Blog › Cẩm nang kinh doanh

Mở quán cafe cần những gì? Checklist từ mặt bằng, giấy tờ tới ngày khai trương

Ban biên tập Sổ Chốt Đơn · Đăng 25/10/2026

1. Chọn mô hình và khách hàng

• ☐ Bán mang đi, ngồi tại chỗ, hay cả hai? Mang đi cần ít diện tích và vốn hơn.
• ☐ Khách chính là ai: học sinh, dân văn phòng, người đi đường? Giá và menu đi theo câu trả lời này.
• ☐ Ước vốn: đầu tư ban đầu cộng vài tháng chi phí cố định dự phòng.

Bảng dự toán mẫu từng khoản: Chi phí mở quán cafe nhỏ.

2. Mặt bằng

• ☐ Đếm người qua lại vào đúng khung giờ bạn định bán (sáng sớm, trưa, tối).
• ☐ Có chỗ dừng xe máy cho khách mua mang đi không?
• ☐ Điện đủ tải cho máy xay, tủ mát; có nguồn nước và chỗ thoát nước cho quầy pha.
• ☐ Hợp đồng thuê: thời hạn, tiền cọc, tăng giá mỗi năm, được sửa sang những gì.

3. Giấy tờ

• ☐ Đăng ký hộ kinh doanh — theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP (hiệu lực 01/7/2025), nộp tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã nơi đặt quán (trực tiếp, qua bưu chính hoặc trực tuyến). Hồ sơ đủ thì được cấp trong 3 ngày làm việc; lệ phí do tỉnh quy định.
• ☐ Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm — quán có địa điểm cố định, pha chế tại chỗ thường phải có (Nghị định 15/2018/NĐ-CP). Trường hợp được miễn gồm thức ăn đường phố, chỉ bán đồ bao gói sẵn… nhưng vẫn phải bảo đảm điều kiện ATTP.
• ☐ Giấy khám sức khoẻ và xác nhận tập huấn kiến thức ATTP cho người trực tiếp pha chế.

4. Thiết bị và dụng cụ

• ☐ Máy pha hoặc phin, máy xay, tủ mát, tủ đông (nếu bán đá xay, kem).
• ☐ Quầy pha, bồn rửa, kệ để nguyên liệu.
• ☐ Ly, nắp, ống hút, túi mang đi — đủ cho ít nhất hai tuần đầu.
• ☐ Điện thoại hoặc máy tính bảng để tính tiền; máy in bill nếu khách hay cần phiếu.

5. Menu và giá bán

• ☐ Menu ngắn để bắt đầu: 10–20 món bạn pha ngon và nhanh.
• ☐ Tính giá vốn từng ly (nguyên liệu + bao bì) trước khi đặt giá bán.
• ☐ Biết mỗi ngày phải bán bao nhiêu ly mới hoà vốn.

Cách tính có ví dụ: Cách tính giá vốn và điểm hoà vốn cho quán nhỏ.

6. Nguồn nguyên liệu

• ☐ Ít nhất hai nơi cung cấp cà phê, sữa, trà — hết hàng giữa buổi là mất khách.
• ☐ Giữ hoá đơn, chứng từ mua hàng để chứng minh nguồn gốc nguyên liệu.

7. Nhân sự

• ☐ Ai đứng quầy giờ cao điểm? Ai mở cửa, ai đóng cửa?
• ☐ Hướng dẫn công thức pha chuẩn để ly nào cũng cùng một vị.

8. Cách tính tiền và sổ sách

• ☐ Chọn cách ghi đơn: giấy, máy POS, hay phần mềm trên điện thoại.
• ☐ Mở tài khoản ngân hàng riêng cho quán để khách chuyển khoản, không lẫn tiền cá nhân.
• ☐ Ghi doanh thu từng ngày và chi phí từng tháng ngay từ hôm khai trương.

Sổ Chốt Đơn lo phần này trên điện thoại: chạm món là ghi đơn, mã QR mang sẵn số tiền cho khách quét, in bill bằng máy in nhiệt Bluetooth, và Thu chi cho biết cuối ngày ngăn kéo phải có bao nhiêu. Xem thêm phần mềm quản lý quán cà phê.

9. Khai trương

• ☐ Đăng quán lên Google Maps với giờ mở cửa và ảnh thật.
• ☐ Menu QR để khách quét xem món ngay tại bàn hay qua Zalo.
• ☐ Ưu đãi tuần đầu để có khách quen: mua 2 tặng 1, tích ly.

Dành cho quán cà phê: Quản lý quán cà phê bằng một cái điện thoại