Sổ doanh thu mẫu S1a-HKD cho hộ kinh doanh dưới 1 tỷ: cách ghi, tải mẫu Excel
Nếu doanh thu năm của hộ kinh doanh từ 1 tỷ đồng trở xuống — tức chưa phải nộp thuế GTGT, thuế TNCN — bạn chỉ cần một sổ: sổ doanh thu mẫu S1a-HKD, ba cột ngày, diễn giải, số tiền. Bài này hướng dẫn ghi S1a theo Thông tư 152/2025/TT-BTC (áp dụng từ 01/01/2026), kèm ví dụ và file Excel tải về.
1. Hộ nào dùng sổ S1a-HKD?
Điều 4 Thông tư 152 quy định: hộ, cá nhân kinh doanh không chịu thuế giá trị gia tăng, không phải nộp thuế thu nhập cá nhân dùng Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (mẫu số S1a-HKD) để ghi chép doanh thu. Phần lớn quán cafe, quán ăn, tạp hoá, tiệm tóc nhỏ thuộc nhóm này.
Thông tư không tự đặt ngưỡng doanh thu — ngưỡng nằm ở luật và nghị định về thuế. Theo Nghị định 141/2026/NĐ-CP ban hành ngày 29/04/2026 (sửa Nghị định 68/2026/NĐ-CP), ngưỡng doanh thu hộ kinh doanh không phải nộp thuế được nâng từ 500 triệu lên 1 tỷ đồng/năm, áp dụng từ 01/01/2026.
2. Mẫu S1a-HKD gồm những gì?
Theo mẫu kèm Thông tư 152, sổ S1a-HKD có:
- Phần đầu: tên hộ/cá nhân kinh doanh, địa chỉ, mã số thuế, tên sổ “SỔ DOANH THU BÁN HÀNG HÓA, DỊCH VỤ”, địa điểm kinh doanh, kỳ kê khai, đơn vị tính.
- Ba cột: Ngày tháng (cột A), Diễn giải (cột B), Số tiền (cột 1), và một dòng Tổng cộng ở cuối.
- Phần ký: ngày tháng năm, người đại diện hộ kinh doanh ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu (nếu có).
Cách ghi từng cột
- Cột A — Ngày tháng: ngày ghi sổ.
- Cột B — Diễn giải: doanh thu từ việc bán hàng hóa, dịch vụ. Thông tư cho phép ghi theo từng nghiệp vụ phát sinh hoặc theo định kỳ — quán nhỏ có thể ghi mỗi ngày một dòng “Doanh thu bán hàng ngày …”.
- Cột 1 — Số tiền: số tiền bán hàng hóa, dịch vụ.
Thông tư nói rõ sổ này mở ra để ghi doanh thu làm căn cứ xác định hộ có thuộc diện chịu thuế hay không. Nói cách khác: sổ S1a là thứ chứng minh doanh thu của bạn vẫn dưới ngưỡng.
Ví dụ: một quán cafe ghi sổ S1a-HKD theo ngày
| Ngày tháng | Diễn giải | Số tiền (đồng) |
|---|---|---|
| 01/10 | Doanh thu bán đồ uống ngày 01/10 | 1.850.000 |
| 02/10 | Doanh thu bán đồ uống ngày 02/10 | 2.120.000 |
| 03/10 | Doanh thu bán đồ uống ngày 03/10 | 1.640.000 |
| Tổng cộng | 5.610.000 |
Số liệu trong ví dụ là minh hoạ.
3. Lưu sổ thế nào cho đúng?
- Lưu trên phương tiện điện tử (Excel, phần mềm) hoặc bằng giấy đều được.
- Lưu tối thiểu 5 năm.
- Được thêm sổ hoặc sửa biểu mẫu cho phù hợp, nhưng vẫn phải ghi rõ tên sổ; ngày, tháng, năm lập sổ; họ tên, chữ ký (đóng dấu nếu có) của người đại diện hộ kinh doanh.
4. Ghi sổ S1a nhanh từ dữ liệu bán hàng
Phần khó của sổ doanh thu không phải là mẫu — mà là có số liệu đúng của từng ngày. Nếu bạn ghi đơn bằng tay hay bằng trí nhớ, cuối tháng ngồi cộng lại là lúc dễ sai nhất.
Với Sổ Chốt Đơn, mỗi đơn bán ra đều mang ngày và số tiền. Vào Cài đặt › Dữ liệu › Xuất ra Excel, sheet Đơn hàng có sẵn ngày và tổng tiền từng đơn — cộng theo ngày rồi chép vào cột Số tiền của mẫu S1a-HKD ở trên. Trang chủ của app cũng vẽ sẵn doanh thu theo ngày cho kỳ bạn chọn.
5. Khi doanh thu vượt 1 tỷ: các mẫu sổ khác
Hộ đã vượt ngưỡng và phải nộp thuế thì dùng mẫu khác, tuỳ cách nộp thuế (Thông tư 152, Điều 5–7). Phần này chỉ tóm tắt để bạn biết mình sẽ chuyển sang sổ nào:
| Trường hợp của hộ | Sổ phải dùng |
|---|---|
| Nộp thuế GTGT và TNCN theo tỷ lệ % trên doanh thu | S2a-HKD — sổ doanh thu chia theo nhóm ngành nghề, tính thuế GTGT, TNCN từng nhóm (tải mẫu Excel) |
| Nộp thuế GTGT theo tỷ lệ % và thuế TNCN trên thu nhập tính thuế | S2b-HKD (doanh thu), S2c-HKD (doanh thu, chi phí), S2d-HKD (vật liệu, hàng hóa), S2e-HKD (chi tiết tiền) |
| Có hoạt động chịu thuế khác (tiêu thụ đặc biệt, bảo vệ môi trường, tài nguyên…) | Thêm S3a-HKD — sổ theo dõi nghĩa vụ thuế khác |
Hộ có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng còn phải dùng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế (Nghị định 141/2026/NĐ-CP). Sổ Chốt Đơn không có các chức năng này — khi vượt ngưỡng, bạn cần một phần mềm hóa đơn điện tử, kế toán thuế chuyên dụng.
Hay được hỏi
Hộ kinh doanh doanh thu dưới 1 tỷ có phải ghi sổ không?
Thông tư 152/2025/TT-BTC hướng dẫn hộ thuộc diện không chịu thuế GTGT, không phải nộp thuế TNCN dùng sổ doanh thu mẫu S1a-HKD để ghi doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ. Sổ này là căn cứ để xác định hộ có thuộc diện chịu thuế hay không, nên dù chưa phải nộp thuế, ghi sổ đều đặn vẫn là cách an toàn nhất.
Ghi sổ S1a-HKD bằng Excel hay phần mềm có được không?
Được. Điều 3 Thông tư 152 cho phép hộ kinh doanh lưu sổ kế toán trên phương tiện điện tử hoặc bằng giấy, và được sửa biểu mẫu cho phù hợp, miễn là ghi rõ tên sổ, ngày lập sổ, họ tên và chữ ký của người đại diện.
Bao lâu phải ghi sổ doanh thu một lần?
Thông tư cho phép ghi theo từng nghiệp vụ phát sinh hoặc theo định kỳ. Với quán nhỏ, ghi tổng doanh thu mỗi ngày một dòng là cách gọn và dễ đối chiếu nhất.
Sổ kế toán hộ kinh doanh phải lưu bao lâu?
Tối thiểu 5 năm theo Điều 3 Thông tư 152. Riêng hóa đơn thì lưu theo quy định của pháp luật về thuế.
Sổ S1a-HKD và S2a-HKD khác nhau thế nào?
S1a-HKD dành cho hộ chưa phải nộp thuế, chỉ có ba cột: ngày tháng, diễn giải, số tiền. S2a-HKD dành cho hộ đã vượt ngưỡng và nộp thuế GTGT, TNCN theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu: ghi thêm chứng từ, chia doanh thu theo nhóm ngành nghề và tính thuế từng nhóm.
Tư vấn ngay